La Verdad

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Autor: JuanjoRios
La obsesión y la perseverancia
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Juan José Ríos | 16-04-2016 | 1:33| 0

La perseverancia: la mitad de la batalla

 Dice Steve Tobak, un ejecutivo de éxito de Silicon Valley, que la innovación, sobre todo la tecnológica, siempre es desencadenada por un problema o un reto que hay que resolver y que nos apasiona hasta el punto de convertirse en una obsesión que pone a prueba nuestra perseverancia.

También dice Tobak que la innovación no se genera con discursos, libros o artículos, aunque sean escritos por él mismo, supongo. Bromas aparte, no creo que Tobak ni nadie cuestione, por obvia, la importancia de divulgar los casos de éxito, los fracasos, las metodologías y las reflexiones de los autores de referencia en esta materia.

 La obsesión: Delenda est Carthago

 Cuando se escribe mucho sobre un mismo tema se corre el riesgo de repetir obsesivamente conceptos y mensajes. Si, además, se pretende escribir desde el compromiso, con el deseo de convencer a muchos sobre algo en lo que se cree firmemente, sobre lo que se piensa que es necesario y urgente acometer actuaciones, la intención de ser didáctico impone, a veces, la pena de ser repetitivo.

Al hablar de innovación pública, como vengo haciendo de forma reiterada, fruto de mi particular obsesión, el gran problema que se plantea se puede resumir en una sola frase: la escasa orientación al ciudadano de la burocracia que rige, inmutable, los destinos de nuestras instituciones desde hace más de 100 años.

 

JM Nieto, http://www.abc.es/fe-de-ratas/2013/12/01/

 

Las caricaturas y las parodias siempre exageran los defectos, pero, a veces, son más inspiradoras que sesudos informes, libros de gurús o blogs de gente perseverante. Y sobre todo, resultan mucho más divertidas.

Esta hilarante parodia“barocrática”de José Mota,es quizá uno de los ejemplos más ilustrativos que conozco sobre los inconvenientes que genera a los ciudadanos y a los clientes una organización, típicamente burocrática, basada en los irritantes reinos de taifas.

 La imagen única de las organizaciones

 La innovación es un proceso holístico, como argumenta un autor al que sigo con perseverancia, Xavi Ferrás, en la 7ª regla básica para innovar que describe en su artículo. El cliente demanda un servicio integral: tomar la cerveza y la tortilla recién hecha y servida al momento. No quiere pasar por los distintos departamentos de líquidos y de sólidos, de huevos, de cebolla y de patata,…

Las organizaciones deben ser conscientes de que por mucha calidad interna que acredite cada sección por separado, la percepción global del cliente será la que corresponda al negociado que peor funcione, y que lo que realmente exige el usuario es recibir un servicio homogéneo e integrado.

Ofrecer una visión única a los ciudadanos por parte de las instituciones ha sido uno de los aspectos en los que más se ha incidido en el reciente Congreso de Innovación y Servicios Públicos, CNIS 2016, bajo el lema: “Transformación digital al servicio de las personas” y que ha contado con la participación de intraemprendedores de todos los niveles de las Administraciones Públicas españolas.

Podéis obtener información detallada de todas las ponencias y extraer vuestras propias conclusiones en la web del Congreso. Por mi parte, me complació asistir a la magnífica presentación del nuevo sistema de gestión económica y financiera del Ayuntamiento de Murcia. También destacaría, telegráficamente, algunos ítems y mensajes en los que, por otra parte, vengo insistiendo con perseverancia en este blog:

1. Dificultades comunes: Ausencia de liderazgo político claro, resistencias al cambio, falta de tiempo, de recursos, de proactividad, ,…

2. Recomendaciones generales: Orientación al ciudadano. Esforzarse en ofrecer unidad y visión integral de los servicios, como una sola organización. Rediseñar los procedimientos desde esta perspectiva centrada en el ciudadano antes de aplicar la tecnología. Repensar los esquemas organizativos. Redes sociales internas. Puesta en marcha de Centros de Servicios Compartidos. Máxima cooperación y colaboración inter e intraadministrativa, creando estructuras colaborativas estables. Establecimiento de alianzas público-privadas. La gestión tributaria, por su complejidad, es la herramienta idónea de transformación de las AAPP.

3. Administraciones abiertas e innovadoras: Fomento de la innovación pública. Apuesta por el Gobierno Abierto. Facilitar la apertura de datos públicos (OPEN DATA) como medida de transparencia, para mejorar la eficiencia interna, permitir contrastes entre organismos similares y dinamizar la economía. Implicar a los ciudadanos en el rediseño de los servicios.  Compra pública innovadora. Servicios digitales por defecto, sencillos de usar y que respondan a las necesidades ciudadanas. Portal de Transparencia en la nube, gratuito para las AAPP que lo soliciten. Abordar proyectos de Smart City. Fomentar la innovación social.

4. Premios CNIS 2016: Administraciones, proyectos e innovadores públicos destacados en esta edición. Es justo felicitar al Club de Innovación, en la  persona de su director, Miguel de Bas, por la magnífica organización del evento

 

 

 

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Los clientes detestan los reinos de taifas
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Juan José Ríos | 01-04-2016 | 11:30| 0

Una nueva vieja historia

-          Es indignante que sus departamentos de Atención al Cliente y de Cobros no se hablen.

-          Es que Cobros somos un departamento independiente …

-          O sea que no se hablan.  Son ustedes inoperantes, un reino de descoordinación. Si quieren yo les facilito los teléfonos y les organizo un cita. Pero hablen entre ustedes. Coordinen a sus departamentos. Creo que tienen dinero suficiente para hacerlo…

Este “diálogo” literal,  no exento de humor, entre un usuario indignado con una compañía telefónica,  recoge  un caso real, muy extendido todavía entre los departamentos de atención al cliente y de marketing directo de las grandes empresas de telecomunicaciones, que ha dado lugar a parodias tan ingeniosas, como la conocida venganza del usuario:

 

 

Funcionar como un sistema único

Cabría convenir con el usuario indignado, que bien podríamos ser cualquiera de nosotros, que, en efecto,  el gran reto que tienen que abordar las compañías e instituciones sin más demora es el de ofrecer una visión única, integrada y homogénea a sus clientes y ciudadanos, y no fragmentada y dispersa, como si estuvieran formadas por reinos de taifas.

En definitiva, el desafío de transformarse en organizaciones centradas en los usuarios de sus servicios y no en los procedimientos y competencias de sus departamentos estancos supone un cambio cultural difícil de alcanzar,   pero no por razones de índole económica sino por causas de tipo humano fundamentalmente.

http://www.gestiondeproyectosit.es/blogit/2015/09/todo-se-centra-en-el-cliente/

Alcanzar una visión que supere las inercias de los rígidos esquemas jerárquicos y competenciales es una cuestión que depende de la voluntad de las personas que ostentan la máxima responsabilidad de las organizaciones.

Los directivos actuales deben ejercer un liderazgo que sea capaz de salvar los obstáculos asociados a la consabida resistencia al cambio, a la descoordinación y la falta de comunicación interna, aspecto éste último, al que Peter Drucker le achaca el ¡70% de los problemas de las empresas¡.

Ejemplos a seguir

El papel de los directores de Recursos Humanos se torna crucial para desarrollar una cultura centrada en el cliente, en este entorno tan volátil, incierto, complejo y ambiguo (VUCA, en inglés) que nos toca vivir.

Los premios Hudson-ABC de este año se han dilucidado, precisamente, bajo este lema: “Preparando a la empresa para un nuevo entorno”, con objeto de reconocer las iniciativas más destacadas en el ámbito de innovación en la gestión, de desarrollo de talento y de fomento del compromiso, y de comunicación interna desarrolladas por las organizaciones españolas en 2015.

El proyecto COFFEE, de puesta en marcha de una red colaborativa interna como elemento de transformación de la cultura organizativa de Ferrovial,  ha sido el ganador en la categoría de las empresas de más de 2.500 empleados.

Esta misma compañía, hace unos días publicó un anuncio ofertando un puesto de Responsable de Innovación, con objeto de impulsar una cultura innovadora dentro de la empresa que permita mejorar sus servicios, para ofrecerlos de una manera más integrada, coordinada y eficiente.

En esta categoría, ha recogido un accésit especial el  proyecto: “Transformación cultural tras la crisis: preparados para los nuevos retos”, de ABANCA, que,  tras su privatización, impulsó la alta dirección, basándose en un grupo de empleados comprometidos que se convirtieron en agentes del profundo cambio de la cultura corporativa existente, volcada en el control y la jerarquía, con escasa confianza en los líderes formales, con poca relación entre áreas y con la existencia de “clanes” departamentales.

Para empresas de menos de 2.500 empleados, el galardón ha recaído en el proyecto  “Equipos felices, clientes felices” de Kiabi España, que ha acuñado el concepto de empresa liberada,  cuyos pilares son la orientación al cliente, la reducción de la jerarquía,  la confianza en los empleados, la motivación,  la apuesta por el talento y el valor de la inteligencia colectiva, la simplificación de procesos y la velocidad de reacción para adaptarse a los cambios.

Y los servicios públicos, ¿qué?

Para las Administraciones Públicas, tras muchos años de regirse con una carencia de visión centrada en los ciudadanos, de esforzarse en la división departamental,  en la fragmentación centrífuga, corren tiempos de integración, de establecer los máximos niveles de colaboración inter e intra administrativa y con el sector privado para responder mejor a las demandas ciudadanas.

La historia está llena dificultades organizativas, incomprensibles para los ciudadanos,algunas tan sensibles para la seguridad, como por ejemplo, las relativas a la puesta en marcha del 112, el sistema único de emergencias o a la descoordinación policial que ha tenido trágicas consecuencias recientemente en Bruselas.

Me he quedado sin espacio hoy para resaltar las principales reflexiones del Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos 2016, como había prometido,… será en un próximo post.

 

P.D. Adjunto el último artículo  que he publicado en mi otro blog divulgativo sobre el “Futuro del transporte” 

 Tendremos que aprender a conducir de nuevo o a manejar el SW del coche, habrá menos accidentes, contaminaremos menos, las compañías de seguros nos controlarán, pagaremos el seguro por kms realizados y en base al riesgo que determinen nuestros hábitos de vida,…

 

 

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El liderazgo inverso
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Juan José Ríos | 18-03-2016 | 1:17| 0

Próxima la Semana Santa, recuerdo con nostalgia los lejanos días de vacaciones familiares en Cieza. Después de comer, tras jugar unas partidas de ajedrez en el desaparecido Casino (actual Museo de Medina Siyasa), solía salir al campo en coche, un Seat 127, con mi particular “troupe” infantil: mis hijos y mis sobrinos.

http://www.murciavisual.net/?p=9043

Con independencia del paraje elegido, la experiencia había ido configurando  dos tipos de “programa”, dependiendo básicamente del acompañante adulto (sólo cabía uno en el coche; la parte trasera estaba dedicada enteramente a los niños), que me auxiliaba en las tareas de gobernar a aquellos 5 ó 6 críos en aquellas expediciones vespertinas.

Los candidatos habituales a cubrir la plaza de copiloto disponible eran, por orden de antigüedad, mi padre y mi mujer, si bien la voluntad de mi cónyuge tenía (y tiene) lógica prioridad, y poseía (y posee) su propia capacidad de liderazgo, nada despreciable.

Caso 1: Mi padre

La agenda la marcaba yo inicialmente, y mi padre aceptaba mi “liderazgo”. El destino era variable,  dada la gran riqueza paisajística del entorno ciezano. Una vez llegados al lugar elegido como base, dejábamos el coche y buscábamos nuevas rutas a pie.

Ataviados con ropa deportiva, observábamos la naturaleza, descubríamos plantas que no habíamos visto nunca, analizábamos restos de algún animal, como camisas de serpiente,  que disparaban nuestra imaginación y nos generaban a veces cierta inquietud.

 

 

 

Nos adentrábamos en algún bosquecillo, nos ayudábamos unos a otros bajando terraplenes o escalando suaves colinas. Explorábamos las ruinas de alguna casa construida en un sitio inexplicable, disfrutamos de parajes preciosos que desconocíamos …

Los niños nos desbordaban con sus correrías imprudentes, con sus continuas sugerencias, que la voz de la experiencia intentaba controlar o moderar, pero muchas veces nos arrastraban (siempre dentro de un orden) en su afán de descubrimiento y de aventura,  despertando nuestro aletargado espíritu infantil.

Éramos un equipo comprometido en un proyecto común: pasarlo bien juntos disfrutando de la Naturaleza.

Cuando anochecía, volvíamos a Cieza para ver las procesiones cansados, polvorientos, comentando las peripecias de la jornada, pactando un silencio cómplice acerca de las pequeñas incidencias o arañazos sufridos pero ilusionados, pensando en la excursión del día siguiente, en la que, como siempre, me dejarían marcar inicialmente el rumbo pero ya se encargarían los niños de ir introduciendo, sobre la marcha, las variaciones oportunas, las que le daban emoción a la aventura.

Caso 2: Mi mujer

A mi mujer no le gustaba tanto el campo ni el deporte y prefería  en aquellos momentos un programa, digamos más prudente,  más tranquilo, menos bucólico, como tomar café en alguna venta cercana,  y pasear tranquilamente, tomando el sol por los alrededores.

Piloto y copiloto decidíamos el plan de esa tarde sin escuchar a la “tripulación”. Nosotros hablábamos de nuestras cosas, controlábamos a los peques pero no interactuábamos apenas con ellos.  Los críos se adaptaban, jugaban entre ellos y también disfrutaban con esta opción, pero sin duda, les resultaba más estimulante el caso 1.

El liderazgo inverso

Estos gratos recuerdos personales que me apetece evocar hoy, en este post prevacacional, distendido pero no exento de emoción (mi padre falleció hace 10 años),  ni de mensaje,  ha sido inspirado por un magnífico artículo de Gregorio Delgado: “Los niños nos enseñan a liderar: máxima motivación con liderazgo inverso”.

Qué lejos estábamos mi padre y yo de saber entonces que aplicábamos lo que los expertos en gestión de recursos humanos denominan ahora liderazgo inverso, de abajo a arriba, un concepto que apela a la potencia  innovadora de las propuestas e ideas que los componentes de los equipos pueden hacer a los directivos de las organizaciones.

 

La motivación y la creatividad, típicas de la edad infantil, pueden suponer una fuente de innovación que es fácil de incentivar. Una persona que, motu proprio,  propone ideas de mejora es una persona comprometida, que como mínimo merece ser oída.

Si  los líderes formales de las empresas e instituciones se limitan a hablar sólo con sus copilotos oficiales (equipo de confianza) y no escuchan a sus empleados,  con independencia de su rango dentro de la organización,   seguro que se perderán los beneficios derivados de explorar nuevos caminos.

Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS 2016)

Los pasados 2 y 3 de marzo se celebró en Madrid, organizado por el Club de Innovación este congreso, punto de encuentro de los intraemprendedores públicos, agentes de cambio, que aspiran a contribuir a la transformación de las Administraciones Públicas ejerciendo un liderazgo inverso basado en su  compromiso personal.

Nos ocuparemos con detalle de este evento en el próximo post, pero anticipo una sugerencia que nos trasladó,  a Julián Valero y a mí,  Miguel de Bas, el director del Club de Innovación: la creación del capítulo regional de este club. ¿Quién se anima?

 

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Innovaciones baratas
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Juan José Ríos | 05-03-2016 | 1:21| 0

Un caso real

Un  buen amigo (A) se dirigió al Ayuntamiento de su ciudad  a solicitar la preceptiva licencia de obras para acometer una pequeña reforma en un local de su propiedad. Tras hacer la cola de rigor, le atendió el funcionario (F) de la ventanilla correspondiente:

(A)   – Buenos días. Por favor, quiero solicitar una licencia de obra menor.

(F)  — Buenas. Necesito una fotocopia de su DNI y otra del recibo del último IBI.

(A) – Oiga, como ciudadano empadronado en este municipio desde hace un montón de años, ustedes ya disponen de mi DNI. Y el recibo del IBI, que yo sepa,  lo emiten ustedes mismos,….

(F)  – A mí que me cuenta, esos documentos los tendrán otros departamentos … yo me limito a aplicar el procedimiento,…

(A)  – Y a mí que me cuenta usted, que debería estar a mi servicio. Recabe los documentos de esos departamentos, organícense ustedes  para evitarnos molestias a los ciudadanos. No me traslade a mí su descoordinación.

(F)  – (Mirándolo fijamente)  Usted quiere la licencia de obra, ¿sí o no?

(A)  – Perdone, voy a casa a buscar los papeles que me pide. Mañana vuelvo.

Este es un caso real, de un trámite burocrático sencillo.  Las caricaturas, como las del vídeo en clave de humor que adjunto, ayudan a mentalizarnos a todos de que es preciso ahondar en una transformación de las Administraciones Públicas bajo una premisa muy simple: el rediseño de todos sus procedimientos desde la perspectiva del ciudadano y no desde la óptica de cada departamento, o de cada nivel competencial o administrativo.

Así de sencillo. Así de complejo. Así de serio.  Así de necesario.

 

 

Innovación administrativa

El longevo y agotado modelo burocrático  parece estar diseñado justo al revés de lo que indica la etimología de la palabra “Administración”: al servicio del ciudadano, el cual aspira a que los trámites públicos sean los más integrados y sencillos posibles, sin costuras entre las distintas instituciones o instancias intervinientes.

La Administración electrónica supone la aplicación intensiva de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) pero no se pueden obviar, como especifica la Unión Europea,  los cambios organizativos, de aptitudes y de actitudes que lleva implícitos este concepto cuyo fin último es la mejora continua de los servicios públicos, el fomento de la actividad privada y el fortalecimiento de los valores democráticos.

 

Ser consecuente con esta definición de e-government implica lo que se entiende como innovación de proceso, una forma distinta de concebir los servicios públicos orientada a facilitarle la vida a los ciudadanos, poniéndose en sus zapatos, que no requiere grandes inversiones, que es barata, pero difícil de conseguir porque implica un cambio de cultura que exige  grandes dosis de liderazgo, de colaboración y de motivación.

Si no se aplican los esfuerzos necesarios para combinar costosos recursos TIC con este tipo de innovación organizativa, barata, de la que hablamos, correremos el riesgo, tantas veces señalado por los expertos:  “si se digitaliza la burocracia seguiremos teniendo más burocracia, eso sí, un poco mejorada, una e-burocracia”.

Decálogo sobre innovación y simplificación administrativa

Fermín Cerezo es el autor de esta interesante publicación del Instituto Vasco de Administración Pública, que debería ser objeto de general conocimiento y servir de reflexión urgente por parte de todos los responsables de las instituciones españolas.

Cerezo abunda, de forma brillante, original y práctica,  en los argumentos, recomendaciones y casos de éxito unánimemente reconocidos por los especialistas en innovación pública, aportando numerosos ejemplos,  y estimaciones de reducción de costes por eliminación de cargas administrativas, He aquí un breve resumen:

  1. Dibuja a los ciudadanos en tu organigrama y trabaja en equipo

Todas las instituciones deben organizarse con una visión transversal e integrada, poniendo al ciudadano en el centro de sus actuaciones y adoptando una mentalidad abierta, colaborativa tanto dentro del sector púbico como con el privado. Esta es la pieza clave del cambio cultural organizativo que se precisa.

En esta visión ciudadano-céntrica, nunca me cansaré de insistir en un aspecto muy concreto, una innovación muy barata: la necesidad de clarificar el lenguaje administrativo de las comunicaciones escritas oficiales y el utilizado en las sedes electrónicas. El primer mandamiento que debe cumplir una Administración transparente es ser legible, sin intérprete,  por parte de los ciudadanos.

Un cambio organizativo barato también es  crear equipos de trabajo multidisciplinares estables, unidades de innovación pública, como Innogent, debidamente formados en metodologías de la innovación, como Design Thinking,  técnicas de trabajo colaborativo, de liderazgo,… que se conviertan en activistas innovadores, en apóstoles de la nueva cultura necesaria para implantar servicios transversales integrados, abiertos a la colaboración público-privada.

Como venimos repitiendo, es tiempo de organizaciones duales, ambidextras, que compatibilicen la explotación excelente con la constante exploración del futuro; que busquen la armonía derivada del equilibrio entre el yin y el yang, como describe magistralmente mi admirado Xavier Ferrás.

Parafraseando a Einstein, las Administraciones Públicas deben sentirse obligadas a organizarse de forma diferente si quieren obtener resultados distintos, pero,  paradójicamente, en el seno de las mismas, las innovaciones baratas encuentran muchos obstáculos en el camino, quizá por eso, porque el camino no está trazado con la nitidez que la burocracia impone.

 

2. Sede electrónica al 200%

No debemos conformarnos con que nuestra sede electrónica contenga la descripción detallada de todos los trámites institucionales, incluyendo el nombre de las personas responsables.

Debemos añadir otro 100% (como mínimo): permitir el inicio telemático del trámite. En el caso de la necesidad de disponer de documentación original, siempre que se considere imprescindible, admitir la copia digitalizada y firmada electrónicamente.

3. No pedir la fotocopia del DNI

Todo un clásico a eliminar cuando ya se dispone de ese dato, obtenido bien por vía de acreditación presencial anterior o a través del DNI electrónico o certificado digital.

4.   Pedir los menos documentos posibles

Todos los datos que nuestra institución pueda obtener por sus propios medios, físicos o digitales, o se puedan obviar, para eliminar molestias y sobrecostes innecesarios a los ciudadanos, como el de la fotocopia del número o certificado de titularidad de cuenta de la entidad bancaria.

5. Declaraciones responsables

Permiten el ejercicio del derecho que se solicita desde el momento inicial, sujeto a comprobaciones posteriores de la veracidad de los documentos presentados

6. Interoperabilidad

Evitar el nomadismo de los ciudadanos de ventanilla en ventanilla de debe ser una prioridad para las administraciones públicas, que deben asumir internamente o colaborando con otros departamentos o instituciones de cualquier ámbito el máximo de gestiones posibles.

Gracias a los esfuerzos realizados por la mayoría de administraciones ya hay disponibles una gran cantidad de certificados y de consultas accesibles por vía electrónica gracias a las plataformas de intermediación telemáticas existentes.

7. Respuesta inmediata

En muchos casos, en los que sólo se requiere al comprobación del cumplimiento de unos requisitos, una vez acreditados debidamente éstos, no hay razón que justifique una demora en la comunicación al interesado, que puede realizarse en el mismo momento de presentación de los documentos acreditativos del derecho.

8.  Renovaciones automáticas

Hay casos en los que la Administración exige procedimientos de renovación periódica a veces con trámites igual de farragosos y complejos que ab initio, aun manteniéndose las condiciones de la concesión inicial, como bonificaciones por familia numerosa o permisos para terrazas, o ayudas por minusvalías,…

9.   Tramitación proactiva

Este es el ansiado estadio ideal: una administración pública que, por principio,  “moleste poco” y que sea proactiva, como hace la Agencia Tributaria, un ejemplo paradigmático.

Cruzar datos para detectar fraudes o con fines recaudatorios es muy laudable desde el punto de vista de las obligaciones fiscales de los ciudadanos, pero unas instituciones públicas organizadas con visión transversal, interrelacionadas y coordinadas con el sector privado (banca, registros, notarías, hospitales, aseguradoras, , ITV´s,…) podría actuar de oficio para ofrecer unos servicios proactivos increíbles, de nueva generación, partiendo de la perspectiva del ciudadano como detentador de derechos.

A título de ejemplo, como cita Cerezo, pensemos en un hecho vital tan significativo como el nacimiento de un hijo y en los farragosos trámites que lleva asociados: inscripción en el registro civil, actualización del libro de familia, la tarjeta sanitaria, alta en el padrón municipal, permisos de maternidad y de paternidad, ayudas,….

Se están dando algunos pasos en la buena dirección, como recoge la Comisión para la Reforma de las AAPP  (CORA) por lo que respecta a la inscripción telemática en el Registro Civil, pero hay margen de mejora.

10.    Reducción de plazos de tramitación

Los esfuerzos por eliminar todos los trámites que no aporten valor real al procedimiento junto a su telematización redundarán sin duda en una mayor agilidad en los plazos de resolución administrativa.

 

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Innovación pública: 4 barreras y cómo superarlas
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Juan José Ríos | 19-02-2016 | 2:55| 0

¿Por qué es tan difícil que las AAPP sean innovadoras?

 Por una razón muy simple: porque no están diseñadas para adaptarse a los cambios del entorno.Son organizaciones pensadas para otra época, de ritmo más lento,  y se han quedado obsoletas, no son válidas para unos tiempos líquidos, de variaciones  aceleradas  e imprevisibles,  en los en los que, como dice Andrés Pedreño: “un año de ahora equivale a diez de la década de los años 80”.

Las especiales exigencias de fiabilidad, los necesarios mecanismos de supervisión, la exposición a los medios de comunicación, las presiones políticas, las estructuras jerárquicas e inconexas, la complejidad, el tamaño, las dificultades presupuestarias  … son elementos que contribuyen a reforzar las defensas de una administración blindada “de fábrica” contra los cambios.

Escuchar a la gente

 En el post anterior me hacía eco de una encuesta realizada por el Club de Innovación entre sus socios comprometidos con la innovación pública en las instituciones españolas en la que estos intraemprendedores manifestaban que su mayor recompensa sería que la Administración, o sea, sus jefes, fueran receptivos ante sus propuestas.

Claro que esta queja de falta de receptividad no es  exclusiva del sector público. Lástima de potencial creativo que se desaprovecha y cuánta desmotivación se genera gratuitamente por algo tan simple como no escuchar a los propios empleados, como se refleja en este vídeo:

 

Guía de innovación para directivos

 La Asociación para el Servicio Público de Estados Unidos trabajó conjuntamente durante un período de 7 meses con más de 100 empleados del Gobierno federal,  de diferentes departamentos, niveles jerárquicos y cometidos,  políticos incluidos, facilitando el diálogo entre ellos, con el objetivo común de innovar en la prestación de los servicios públicos.

Esta interesante experiencia ha incidido en las dificultades existentes para que las AAPP se transformen en organizaciones innovadoras, ha posibilitado que afloren cientos de ideas de mejora aplicables a cualquier institución y, lo que es más importante, ha servido para que los directivos públicos dispongan de una especie de guía de referencia que oriente sus actuaciones en esta materia.

Este trabajo fue realizado en colaboración con IDEO, una consultora de prestigio mundial, gran valedora de una de las metodologías, más reconocidas para generar innovaciones, tanto en el sector privado como en el público, como es Design Thinking.

Las 4 barreras a superar

 Los obstáculos fundamentales que dificultan la innovación, identificados por los propios participantes en este proyecto al que nos estamos refiriendo, Innovation in  Government, son tan conocidos como persistentes:

1. El cortoplacismo habitual del liderazgo político y la falta de comunicación interna: “Los problemas actuales no los puede resolver  un solo departamento, pero es complicado concretar cualquier intento de colaboración interdepartamental”. Instalar la cultura de la innovación continua “no está en el guión”,  lleva su tiempo y requiere unos esfuerzos que no son prioritarios para los líderes de las instituciones.

2. No existen procesos definidos para introducir y explorar nuevas ideas: “Dejé de intentarlo después de que me dijeran n veces que no, o de que no me escucharan mis jefes”.

3. Dificultades presupuestarias: “Tenemos nuevas ideas para mejorar los servicios pero el dinero se asigna inercialmente a lo que resulta  familiar, por conocido y previsible”.

4. Las Administraciones Públicas premian la ejecución excelente, no tanto la exploración de nuevas vías de mejorar los servicios públicos.  En general, los líderes políticos no están preparados para gestionar a los empleados innovadores por lo que se atienen estrictamente a los procedimientos reglados.

Los  directivos de las instituciones deben sentirse autoexigidos para intentar superar esas clásicas barreras burocráticas paralizantes que impiden liberar todo el potencial creativo de los empleados públicos.

Resulta llamativa la frase que se recoge en el estudio,  escuchada en cada departamento, de forma recurrente: “los empleados de alto rendimiento, los más creativos, todos quieren trabajar en las mismas oficinas, y saben perfectamente cuáles evitar”.

 

http://thejazzmusician-xavier.blogspot.com.es/2013/01/barreras-la-innovacion-ii.html

 

De acuerdo,  pero, ¿cómo superar las barreras para innovar?

 Abordando tres tipos de actuaciones: definiendo procesos, estableciendo principios de liderazgo y creando una infraestructura estable ad hoc.

1)      Crear procesos para la innovación:  Definir los objetivos prioritarios de cada departamento. Promover la aportación de ideas. Hacer prototipos. Recoger feedback de los usuarios. Refinar la solución. Obtener resultados tangibles.

 

2)      Establecer principios sólidos de liderazgo:

  1. Construye un Equipo: Multidisciplinar, diverso, abierto a colaboradores  internos y externos.
  2.  Foco en el ciudadano: Concéntrate en el ciudadano,  al que debes servir. Escúchale. Descubre lo que necesita, intenta ponerte en su lugar, sé empático y legible.
  3. Escucha a tu equipo y comienza por decir SI, en lugar de decir NO por sistema: El optimismo es la base de la innovación. Crea un clima de confianza, estimula la creatividad y la aportación de ideas.
  4. Prueba, prototipa para aprender pronto y cometer menos errores.
  5.  Itera, prueba con usuarios reales, para obtener feedback e ir afinando la solución.
  6.   EVALÚA: Estudia los efectos de la implementación. Mide el grado de satisfacción de los usuarios de tus servicios.

 

3)    Crear una infraestructura  interdepartamental estable 

Para extender y soportar la cultura de la innovación, asegurando la visión integrada de los servicios públicos. Serían las unidades de innovación pública de las que hablamos en el post anterior.

  1. Asigna un presupuesto mínimo.
  2. Entrena a la gente: que conozcan las metodologías para innovar, como Design Thinking, las habilidades de trabajo en equipo, de colaboración, de liderazgo. Conecta a los empleados que tienen ideas con un mentor que les oriente y les de soporte metodológico
  3. Crea equipos de innovación y comunidades de práctica.
  4.   Comunica para innovar: La comunicación interna constituye el sistema nervioso de la organización.

 

En algunas instituciones españolas ya se están aplicando estas recomendaciones. Hablaremos de ello próximamente en esta pantalla.

 

 

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Sobre el autor Juan José Ríos
Si tuviera que definirme en pocas palabras diría que me considero catalizador, promotor de cambios. Dentro de un espíritu inquieto y de sana rebeldía, me gusta definir las actuaciones dentro de un marco que las dote de coherencia. Me importa mucho el entendimiento personal. Mi mundo, hasta los 26 años, se ceñía exclusivamente al ámbito educativo. Estudié Matemáticas y la salida inmediata era la enseñanza. Nunca pensé que podría dedicarme a algo diferente. Me tocó vivir la eclosión de los ordenadores personales de la década de los 80. Empezaron a dotarse los centros educativos de PC ́s. Fui uno de los profesores de Informática de este primera ola. En esta época, junto a un amigo, adquirí mi primer ordenador personal (carísimo) para uso empresarial. Empecé a conocer el mundo de la empresa. En la década de los 90, me cautivó el Informe Bangemann, como marco inspirador de la Sociedad de la Información. De la mano de Juan Bernal, Consejero de Economía y Hacienda, fui Director General de Informática de la Comunidad de Murcia. Fue una etapa apasionante y creativa donde abordamos proyectos como la Red Corporativa de Banda Ancha, la adaptación al euro y el año 2000, la implantación de SAP o la realización de uno de los primeros proyectos de ciudad digital de nuestro país (Ciezanet). Compaginé, durante muchos años, la docencia con el desempeño de puestos de responsabilidad en empresas regionales del sector TIC. En 2009, como profesor, puse en marcha un proyecto innovador cuyo objetivo fundamental era comprometer a los padres en la mejora del rendimiento educativo de sus hijos (proyecto COMPAH). Empecé a familiarizarme con el mundo 2.0 y a emplear estos recursos en mis clases. Como admirador de Morris Kline, soy un amante de las aplicaciones de las Matemáticas al mundo real como elemento motivador de su estudio por parte de los alumnos. Mi primer contacto con las metodologías de la innovación (Design Thinking) se produjo en 2010, de la mano de un consultor, Xavi Camps, que me hizo ver que la creatividad y la innovación son la base de la prosperidad de las organizaciones y que estos atributos se pueden entrenar y perfeccionar. Desde entonces, soy un apasionado de la innovación como concepto transversal. Creo profundamente en la innovación pública. Las instituciones no pueden seguir funcionando casi como en el siglo XIX. Deben transformarse, en el contexto del paradigma de Gobierno Abierto, para convertirse en organizaciones centradas en los ciudadanos, transparentes, sostenibles, eficientes, ligeras y facilitadoras de la actividad empresarial y de la creación de empleo de la mano de iniciativas como el Open Data. Como ciudadano me preocupa especialmente la sostenibilidad de la sanidad pública, y de las pensiones, ahora que voy viendo cada vez más de cerca la edad de la jubilación. No sé contar chistes pero me divierte el humor surrealista y los juegos de palabras, que a menudo sufren familiares y amigos. He trabajado como asesor de innovación en la CARM (2012-2016). Actualmente he vuelto a mis clases en el IES Alfonso X El Sabio y participo en un proyecto empresarial.

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